SECRETAIRE, GESTIONNAIRE D’ARCHIVES (H/F)

L’EPDA de la Corrèze recherche un agent en charge du secrétariat de direction, de l’accueil et de la gestion des archives.

Cet établissement médico-social situé à Servières le Château (19220) (45 kms de Tulle, 50 kms de Saint Céré et 55 kms d’Aurillac) est composé :
– d’une MAS de 104 places dont une place d’accueil temporaire,
– d’un Foyer de Vie de 28 places dont une place d’accueil temporaire et une place d’accueil de jour.
 

Profil recherché :
– Expérience de secrétaire exigée,
– Expérience en gestion des archives souhaitée.

Missions de l’agent d’accueil et secrétaire :
– Accueillir des personnes (résidents, usagers, familles, etc.)
– Gérer des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) :
– Organiser des réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
– Préparer les réunions des instances (envoie les convocations, prépare les documents)
– Assurer le secrétariat des instances
– Prendre des notes, frappe et mise en forme des documents
– Prendre des rendez-vous / gérer des agendas dont celui de le Direction
– Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
– Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
– Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
– Gestion administrative relative au domaine d’activité

Missions du gestionnaire des archives :
Gestion des archives de l’établissement : identification, classement, élimination, transfert vers les archives départementales.

Savoir-faire et savoir être attendus :
– Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
– Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
– Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
– Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
– Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
– Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
– Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
– Utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication (TIC)
– Etre assidu au travail,
– Etre ponctuel ou en référer,
– Savoir faire preuve de discrétion professionnelle,
– Faire preuve de cohésion et de concertation,
– Respecter la hiérarchie.

Organisation :
– Poste temps plein à compter du 01/04/2025.
– Base de 35h / semaine
– Participation aux astreintes administratives rémunérées.